Zásady ochrany osobných údajov

Časť 1

Kto spracúva vaše osobné údaje

Mesto Nitra prostredníctvom platformy Zaži Nitru zabezpečuje registráciu na podujatie.

HackNitra o.z. spracúva údaje potrebné na organizáciu a realizáciu podujatia.

HackNitra o.z. a Mesto Nitra sú pri spracúvaní registračných údajov samostatnými prevádzkovateľmi. Mesto Nitra zodpovedá za spracúvanie údajov na platforme Zaži Nitru, HackNitra o.z. za spracúvanie údajov, ktoré od Mesta Nitra získa na organizáciu a realizáciu podujatia.

Účastníci môžu svoje práva uplatniť kontaktovaním príslušného prevádzkovateľa.

Časť 2

Aké osobné údaje spracúvame

Pri registrácii a účasti na podujatí Tvor AI Ty! môžeme spracúvať najmä:

• meno a priezvisko,
• e-mailovú adresu,
• telefónne číslo, ak je potrebné,
• údaje o registrácii a účasti na podujatí,
• názov tímu a informácie o zaradení účastníka do tímu,
• informácie o prihlásenom projekte alebo nápade,
• informácie o alergiách, stravovacích obmedzeniach alebo zdravotných potrebách (napríklad bezbariérový prístup), ak ich dobrovoľne uvediete,
• fotografie a audiovizuálne záznamy z podujatia,
• ďalšie údaje dobrovoľne uvedené pri registrácii alebo potrebné na organizáciu podujatia.

Registračné údaje získavame od Mesta Nitra z platformy Zaži Nitru, kde ste ich uviedli pri registrácii. Ostatné údaje, napríklad o tíme a projekte, nám poskytujete priamo pred podujatím alebo počas neho.

Rozsah povinných a dobrovoľných údajov je uvedený v registračnom formulári. Bez povinných údajov nie je možné registráciu dokončiť. Neposkytnutie dobrovoľných údajov nemá vplyv na vašu účasť.

Pri prezentovaní a hodnotení projektov môžeme spracúvať údaje o ich autoroch, členoch tímov a výsledkoch hodnotenia.

Údaje o alergiách, stravovacích obmedzeniach a zdravotných potrebách patria medzi osobitné kategórie osobných údajov. Spracúvame ich iba s vaším výslovným súhlasom a iba na zabezpečenie stravovania a prístupnosti počas podujatia.

Fotografie a audiovizuálne záznamy z podujatia spracúvame podľa pravidiel uvedených v časti 3.

Časť 3

Na aké účely údaje používame

Registrácia a organizácia podujatia

Údaje používame na:

• prijatie a potvrdenie registrácie,
• evidenciu účastníkov a tímov,
• zasielanie organizačných informácií,
• informovanie o zmenách programu,
• komunikáciu pred podujatím, počas neho a bezprostredne po jeho skončení,
• organizáciu tímovej práce, prezentácií a hodnotenia projektov,
• vyhodnotenie podujatia a administratívne spracovanie jeho výsledkov.

Organizačná komunikácia súvisiaca s registráciou nie je marketingovou komunikáciou.

Výsledky podujatia

Po skončení podujatia môžeme na webe a sociálnych sieťach HackNitra o.z. zverejniť názvy ocenených tímov, mená ich členov, názvy a stručné opisy ich projektov a umiestnenie v hodnotení.

Ak nechcete, aby sme vaše meno zverejnili, napíšte nám na ahoj@hacknitra.sk.

Fotografie a audiovizuálne záznamy

Počas podujatia fotografujeme a nakrúcame, aby sme zdokumentovali jeho priebeh a informovali verejnosť o aktivitách HackNitra o.z. Zábery môžeme zverejniť na webe hacknitra.sk a na profiloch HackNitra o.z. na sociálnych sieťach.

Celkové a reportážne zábery z podujatia spracúvame na základe oprávneného záujmu. O fotografovaní vás informujeme na mieste konania. Ak nechcete byť zachytení, povedzte nám to pri príchode a budeme sa vás snažiť nezachytiť. Proti zverejneniu záberu, na ktorom ste, môžete kedykoľvek namietať na ahoj@hacknitra.sk a záber z našich kanálov odstránime.

Zábery, na ktorých ste hlavnou postavou, napríklad portréty alebo rozhovory, použijeme na propagáciu budúcich podujatí iba s vaším súhlasom.

Marketingová komunikácia

Ak nám udelíte samostatný dobrovoľný súhlas, môžeme váš e-mail používať na zasielanie informácií o budúcich podujatiach a aktivitách HackNitra o.z.

Ak chce Mesto Nitra zasielať vlastnú marketingovú komunikáciu, vyžaduje sa samostatný právny základ a zodpovedajúce informovanie dotknutej osoby.

Marketingový súhlas nie je podmienkou registrácie ani účasti na podujatí.

Účastníci mladší ako 18 rokov

Marketingový súhlas za osobu mladšiu ako 16 rokov udeľuje jej zákonný zástupca. Zábery, na ktorých je osoba mladšia ako 18 rokov hlavnou postavou, použijeme na propagáciu iba so súhlasom jej zákonného zástupcu.

Časť 4

Právne základy spracúvania

Pre jednotlivé účely spracúvame osobné údaje na týchto právnych základoch:

Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR plnenie zmluvy

registrácia a účasť na podujatí, organizačná komunikácia, tímová práca, prezentácie a hodnotenie projektov.

Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR oprávnený záujem

dokumentovanie podujatia a informovanie verejnosti prostredníctvom celkových a reportážnych záberov, zverejnenie výsledkov, bezpečnosť počas podujatia a preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR zákonná povinnosť

plnenie povinností podľa právnych predpisov, napríklad účtovných a daňových predpisov pri odovzdávaní výhier.

Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR súhlas

marketingová komunikácia a propagačné použitie záberov, na ktorých ste hlavnou postavou.

Čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR výslovný súhlas

údaje o alergiách, stravovacích obmedzeniach a zdravotných potrebách.

Ak je spracúvanie založené na oprávnenom záujme, posudzujeme jeho primeranosť a vplyv na práva ��častníkov. Proti takému spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať (časť 7).

Časť 5

Komu môžeme údaje poskytnúť

Mesto Nitra – Zaži Nitru

Registrácia na podujatie Tvor AI Ty! prebieha prostredníctvom platformy Zaži Nitru, ktorú prevádzkuje Mesto Nitra.

Pri registrácii spracúva osobné údaje Mesto Nitra ako samostatný prevádzkovateľ v rozsahu potrebnom na zabezpečenie registrácie a súvisiacich služieb.

HackNitra o.z. od Mesta Nitra získava registračné údaje potrebné na organizáciu podujatia.

Spracúvanie údajov Mestom Nitra sa riadi príslušnými zásadami zverejnenými na: https://www.zazinitru.sk/gdpr

Tento odkaz slúži ako doplňujúca informácia a nenahrádza povinnosti HackNitra o.z. informovať účastníkov o vlastnom spracúvaní osobných údajov.

Porota, mentori a partneri podujatia

Členom poroty a mentorom sprístupňujeme mená účastníkov, názvy tímov a informácie o projektoch v rozsahu potrebnom na prácu s tímami a hodnotenie projektov.

Partnerom a sponzorom podujatia poskytujeme vaše kontaktné údaje iba s vaším súhlasom.

Ďalší poskytovatelia služieb

Podľa potreby môžeme využívať poskytovateľov technických, organizačných a komunikačných služieb, napríklad formulárové služby, e-mailové systémy alebo cloudové úložiská.

Takíto poskytovatelia môžu spracúvať osobné údaje iba v rozsahu zodpovedajúcom ich úlohe a príslušnému právnemu vzťahu.

Niektorí z nich môžu spracúvať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, najmä v USA. Prenos sa v takom prípade uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany, napríklad pre spoločnosti zapojené do rámca EÚ – USA pre ochranu osobných údajov (Data Privacy Framework), alebo na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou. Informácie o použitých zárukách a ich kópiu vám na požiadanie poskytneme na ahoj@hacknitra.sk.

Časť 6

Ako dlho údaje uchovávame

Registračné údaje uchovávame počas prípravy a realizácie podujatia a najviac 12 mesiacov po jeho skončení, pokiaľ nie je potrebné dlhšie uchovávanie na splnenie zákonných povinností alebo ochranu právnych nárokov.

Údaje, pre ktoré platí zákonná lehota uchovávania, uchovávame počas tejto lehoty.

E-mailové adresy spracúvané na marketingové účely HackNitra o.z. uchovávame do odvolania súhlasu, najdlhšie však 5 rokov od jeho udelenia, ak súhlas nebol medzičasom obnovený.

Údaje o alergiách, stravovacích obmedzeniach a zdravotných potrebách vymažeme najneskôr 30 dní po skončení podujatia.

Zverejnené fotografie, záznamy a výsledky ponechávame ako archív podujatia, kým proti tomu nenamietnete. Nezverejnené zábery vymažeme najneskôr 2 roky po skončení podujatia.

Doby uchovávania používané Mestom Nitra sú uvedené v jeho samostatných zásadách ochrany osobných údajov.

Po uplynutí príslušnej doby údaje vymažeme alebo anonymizujeme, ak ich ďalšie uchovávanie nie je právne odôvodnené.

Časť 7

Vaše práva

Podľa podmienok GDPR máte právo:

• na prístup k svojim osobným údajom,
• na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov,
• na vymazanie osobných údajov,
• na obmedzenie spracúvania,
• namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
• kedykoľvek namietať proti priamemu marketingu,
• na prenosnosť údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
• odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
• podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu.

Vo veciach spracúvania osobných údajov HackNitra o.z. nás môžete kontaktovať na: ahoj@hacknitra.sk

Na vašu žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia.

Vo veciach spracúvania osobných údajov Mestom Nitra môžete kontaktovať: zodpovednaosoba@somi.sk

Časť 8

Odvolanie marketingového súhlasu

Marketingový súhlas môžete kedykoľvek odvolať, najmä prostredníctvom odkazu na odhlásenie v marketingovom e-maile alebo kontaktovaním príslušného prevádzkovateľa.

Rovnako môžete kedykoľvek odvolať súhlas s propagačným použitím záberov alebo so spracúvaním údajov o zdraví, a to na ahoj@hacknitra.sk.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním.

Odvolanie marketingového súhlasu nemá vplyv na registráciu ani na nevyhnutnú organizačnú komunikáciu.

Časť 9

Automatizované rozhodovanie

HackNitra o.z. nevykonáva pri registrácii na podujatie automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významne ovplyvňovalo účastníkov.

Hodnotenie projektov porotou nepredstavuje samo osebe takéto automatizované rozhodovanie.

Časť 10

Ochrana osobných údajov

HackNitra o.z. prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov.

Prístup k údajom majú iba osoby a poskytovatelia služieb, ktorí ho potrebujú na plnenie svojich úloh.

Osobné údaje neposkytujeme tretím stranám na ich vlastný marketing bez zodpovedajúceho právneho základu.

Časť 11

Sťažnosti

Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov porušuje GDPR, môžete kontaktovať príslušného prevádzkovateľa alebo podať sťažnosť na:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
https://dataprotection.gov.sk

Časť 12

Zmeny zásad

Tieto zásady môžeme aktualizovať v prípade zmien právnych predpisov, organizačných postupov alebo spôsobov spracúvania osobných údajov.

Aktuálna verzia je dostupná na: privacy.hacknitra.sk

Posledná aktualizácia: 8.10.2026